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Abbiamo la soluzione per effettuare la conservazione sostitutiva di tutti i documenti finalizzata al riconoscimento del valore legale del documento elettronico, così come previsto dalla normativa.
In tal modo sarà possibile la dematerializzazione della carta, dopo aver effettuato il processo di conservazione, in base alla normativa e alle delibere del CNIPA (ora DigitPA) e ottenendo dei supporti con valore legale.
I ns. prodotti consentono inoltre di effettuare la “firma massiva” dei documenti.
La conservazione sostitutiva è la procedura che consente di sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Il processo di conservazione è regolato da specifiche regole normative che prevedono l’affidamento delle procedure ad un Responsabile della Conservazione.
Il servizio da noi offerto prevede la ns. disponibilità ad assumere l’incarico di Responsabile della conservazione e alla redazione del Manuale della Conservazione, liberando il Cliente da tutti gli oneri previsti. Gli obblighi del Responsabile sono:

la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici)
l’organizzazione del contenuto dei supporti ottici
la gestione delle procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato
la gestione delle procedure di archiviazione. Deve inoltre rendere disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.

Infine, alla luce del decreto legge 185/2008, si alleggerisce la complessità del processo di conservazione, limitando l'intervento del notaio (o del pubblico ufficiale). Infatti, per conferire validità giuridica alla copia di un documento originale unico è sufficiente che la conformità all'originale sia assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale (Si attendono chiarimenti sul soggetto "detentore", che in prima analisi potrebbe essere il Responsabile della Corservazione). Solo per particolari tipologie di documenti originali unici è richiesta la presenza del notaio, quali ad esempio documenti di rilievo storico e artistico.

Alcuni benefici della conservazione sostitutiva
La procedura presenta notevoli benefici, in particolare per Enti e Aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. In particolare, consente di:

recuperare lo spazio, le risorse e il tempo dedicati alla gestione degli archivi,
abbattere i costi relativi,
avere accesso rapido ai documenti,
recuperare i costi dovuto alla smaltimento della carta

 

 




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